TUGAS SOFTSKILL
EFEKTIFITAS KOMUNIKASI BISNIS
KELOMPOK
4EA03
FADLIAH
NISVI SABANI 13214766
FERNANDA
TAMARA 14214176
NURAISYA
ZHILLA ASTIYA 18214197
RETNO
WIDIASTUTI 19214110
BAB
1
PENDAHULUAN
Latar
Belakang
Pengantar Komunikasi Bisnis
Seperti yang kita ketahui bersama
jika komunikasi merupakan elemen terpenting
yang diberikan Tuhan kepada manusia, karena dengan komunikasi kita menjadi
mahluk hidup bukan benda lagi, komunikasi bisa menghidupkan nyawa sosial yang
menjadi harapan kita untuk tetap berperan sebagai manusia. Selain komunikasi
ada juga faktor penting yang harus kita lakukan, yaitu bisnis, yah bisnis,
karena dengan bisnis kita bisa menghasilkan simbiosis mutualisme untuk memenuhi
kebutuhan dan hasrat hidup kita sebagai manusia.
Komunikasi adalah suatu proses
penyampaian dan penerimaan pesan atau informasi diantara dua orang atau lebih
dengan harapan terjadinya pengaruh yang positif atau menimbulkan efek tertentu
yang diharapkan. Komunikasi adalah persepsi dan aspresiasi. Bisnis dan
komunikasi sebagai sama-sama proses sosial, kita akan sampai pada kesimpulan
bahwa komunikasi adalah bisnis dan sebaliknya, bisnis adalah komunikasi.
Kemajuan di bidang transformasi
informasi (komunikasi) juga berlangsung sangat pesat, sehingga informasi
tentang keadaan tertentu dapat disampaikan tanpa tergantung jarak geografis.
Kemajuan dibidang komunikasi (media massa) telah mempengaruhi pola-pola bisnis
antarmanusia.
Bisnis dan komunikasi sama-sama memulai kegiatannya dengan
melakukan proses produksi. Lebih jelasnya bisa dijelaskan sebagai berikut:
- Dalam komunikasi, yang diproduksi dinamakan informasi,
sedangkan dalam bisnis, yang diproduksi adalah barang dan jasa.
- Bisnis dan komunikasi menyampaikan produk tersebut
kepada pihak lain. Dalam komunikasi, pihak lain disebut communicator, audience, destination,
dst. Sementara dalam kegiatan bisnis pihak lain sering disebut
konsumen, klien, buyer, dst.
- Komunikasi dan bisnis sama-sama menimbulkan reaksi
tertentu dan mempunyai hambatan-hambatan yang spesifik.
·
Komunikasi Bisnis adalah komunikasi yang digunakan dalam
dunia bisnis yang mencakup berbagai macam jenis dan bentuk komunikasi untuk
mencapai tujuan bisnis.
·
Pada dasarnya ada dua
bentuk komunikasi yang umum digunakan dalam dunia bisnis, yaitu, komunikasi
verbal dan komunikasi nonverbal.
·
Dalam dunia bisnis, reputasi dan kredibilitas harus dibangun
agar kustomer merasa nyaman hingga memberikan kepercayaannya pada anda.
Terutama dalam hubungan bisnis jangka panjang dengan pekerja dan kustomer,
memiliki kepekaan profesionalisme akan menghadirkan banyak nilai positif.
Disinilah perlunya memainkan peran komunikasi bisnis. Keberhasilan bisnis
apapun tergantung pada efektivitas komunikasi. Semakin efektif sebuah
komunikasi, semakin positif nilai yang dihasilkan. Efektivitas sebuah
komunikasi sesungguhnya diukur dari seberapa jauh menghasilkan aksi dari
audiens dan pembaca.
Tujuan Komunikasi Bisnis
·
Mendapatkan pemahaman penuh tentang makna pesan yang
diberikan kepada pihak lain, baik didalam maupun diluar organisasi perusahaan.
·
Mendapatkan tanggapan, tindakan, atau persetujuan dari si
penerima pesan seperti yang diharapkan si pemberi pesan.
·
Penemuan diri (Personal discovery)
·
Untuk berhubungan dan memelihara hubungan dengan orang lain
·
Untuk meyakinkan
·
Untuk bermain dan menghibur diri
·
Kita mendengarkan pelawak, pembicaraan, musik dan film
sebagian besar untuk hiburan.
BAB II
PEMBAHASAN
Pengertian
Komunikasi Efektif
Semua orang dapat berkomunikasi
dengan caranya masing-masing, tetapi tidak semuanya mampu berkomunikasi secara
efektif. Lalu apa itu komunikasi yang efektif? Komunikasi yang efektif dapat
dipahami sebagai komunikasi yang mampu
menghasilkan perubahan sikap (attitude change) pada orang lain.
Perubahan sikap ini biasanya terlihat pada proses maupun masa pasca komunikasi.
Komunikasi yang efektif biasanya
memiliki tujuan untuk memudahkan orang lain dalam memahami pesan yang
disampaikan oleh seorang pemberi pesan (komunikator). Selain itu, komunikasi
yang efektif juga bertujuan supaya informasi yang disampaikan dapat
menimbulkan feedback dari si penerima pesan (komunikan).
Karena alasan-alasan tersebut, maka proses komunikasi yang efektif haruslah
dilakukan dengan menggunakan bahasa yang jelas dan dapat dipahami oleh orang
lain.
Menurut Jalaluddin Rahmat dalam
bukunya Psikologi Komunikasi menyebutkan, komunikasi yang efektif ditandai
dengan adanya pengertian, dapat menimbulkan kesenangan, mempengaruhi sikap,
meningkatkan hubungan sosial yang baik, dan pada akhirnya menimbulkan suatu
tindakan.
Menurut Mc. Crosky Larson dan
Knapp, komunikasi yang efektif dapat dicapai dengan mengusahakan ketepatan (accuracy)
yang paling tinggi derajatnya antara komunikator dan komunikan dalam proses
komunikasi. Komunikasi yang efektif hanya dapat terjadi jika komunikator dan
komunikan memiliki persamaan dalam pengertian, sikap dan bahasa. Sebuah
komunikasi dikatakan efektif apabila:
1. Pesan
dapat diterima dan dimengerti serta dipahami sebagaimana yang dimaksud oleh
pengirimnya.
2. Pesan
yang disampaikan oleh pengirim dapat disetujui oleh penerima dan
ditindaklanjuti dengan perbuatan yang diminati oleh pengirim.
3. Tidak ada
hambatan yang berarti untuk melakukan apa yang seharusnya dilakukan untuk
menindaklanjuti pesan yang dikirim.
Hambatan
Komunikasi Efektif
Kenapa
penting melakukan komunikasi efektif? Karena banyak orang mengalami hambatan
ketika berkomuniaksi. Misalnya beberapa hal dibawah ini:
1. Pesan tidak jelas dan menimbulkan tafsiran/ persepsi
lain
2. Cara penyampaian tidak tepat atau tidak disukai
komunikan’
3. Komunikator dan komunikan tidak siap melakukan
komunikasi
4. Hubungan antara komunikator dengan komunikan tidak
baik
5. Berbicara terlalu lambat dan terlalu cepat (lisan)
atau kalimat terlalu kompleks dan naskahnya panjang (tertulis)
6. Terlalu sering muncul “gumaman” dalam berbicara,
seperti emm, eeee, ooo, dsb. Gumaman akan menimbulkan persepsi, pembicara tidak
menguasai materi pembicaraan.
Unsur-unsur
Komunikasi Efektif
Untuk menciptakan sebuah
komunikasi yang efektif, maka sebuah proses komunikasi harus mengandung
unsur-unsur komunikasi. Unsur-unsur komunikasi setidaknya harus terdiri dari
enam hal, yaitu; sumber, komunikator, pesan, channel, komunikasi itu sendiri,
dan efek.
Sumber sebagai
salah satu unsur dalam unsur-unsur komunikasi adalah dasar yang digunakan dalam
penyampaian pesan dan digunakan dalam rangka memperkuat pesan yang hendak
disampaikan. Sumber sebagai salah satu unsur dalam unsur-unsur komunikasi dapat
berwujud dalam berbagai bentuk. Sumber dapat berupa orang, lembaga, buku,
dokumen, dan lain sebagainya.
Komunikator sebagai
salah satu unsur dari unsur-unsur komunikasi dapat dipahami sebagai orang yang
membawa dan menyampaikan pesan. Dalam komunikasi, komunikator memiliki
peranan yang sangat penting untuk menentukan keberhasilan dalam memengaruhi
komunikan (penerima pesan). Komunikator harus memiliki ketrampilan untuk
memilih sasaran dan menentukan tanggapan yang hendak dicapai. Sebelum melakukan
proses komunikasi, komunikator harus memperhitungkan apakah komunikan mampu
menangkap pesan yang disampaikannya. Komunikator juga harus bisa menentukan
media yang akan digunakan untuk melakukan persuasi sehingga lebih efisien dalam
mencapai sasaran.
Pesan sebagai
salah satu unsur dalam unsur-unsur komunikasi dapat dipahami sebagai materi
yang diberikan oleh komunikator kepada komunikan. Pesan dapat disampaikan oleh
komunikator dalam berbagai cara, misalnya saja melalui kata-kata, nada suara,
hingga gerak tubuh dan ekspresi wajah. Pesan sebagai salah satu unsur dalam
unsur-unsur komunikasi dapat berwujud dalam berbagai bentuk, diantaranya:
- Pesan
informative
Pesan
informatif bersifat memberikan keterangan-keterangan atau fakta-fakta yang
menuntun komunikan untuk mengambil keputusan
- Pesan
persuasive
Pesan
persuasif adalah pesan yang berisikan bujukan yang bertujuan untuk memberikan
perubahan sikap komunikan. Perubahan yang terjadi merupakan perubahanan yang
tidak dipaksakan, melainkan berasal dari kehendak diri sendiri.
- Pesan
koersif
Pesan
koersif adalah kebalikan dari pesan persuasif. Pesan koersif bersifat memaksa
dengan mengandalkan sanksi-sanksi untuk menekan komunikan.
Channel
merupakan saluran penyampaian pesan atau sering juga disebut dengan media
komunikasi. Media komunikasi dapat dibagi ke dalam dua kategori, yakni media
komunikasi personal dan media komunikasi massa. Media komunikasi personal
digunakan oleh dua orang atau lebih untuk saling berhubungan. Sifat dari media
komunikasi ini pribadi, sehingga dampaknya tidak bisa dirasakan oleh orang
banyak. Contoh dari media komunikasi personal adalah telepon, aplikasi chatting (whatsapp,
line, BBM), dan juga Skype.
Media komunikasi yang kedua adalah media komunikasi
massa. Media komunikasi ini digunakan untuk mengkomunikasikan pesan dari satu
atau beberapa orang kepada khalayak ramai. Karena sifatnya yang masif, maka
media komunikasi massa dapat memiliki dampak yang besar bagi banyak orang.
Contoh media komunikasi massa adalah televisi, radio, hingga yang terbaru
adalah media sosial (instagram, twitter, youtube).
Komunikasi sebagai
salah satu unsur dalam unsur-unsur komunikasi dapat dibedakan dalam berbagai
macam kategori, mulai dari segi sifatnya, arahnya, hingga jumlah orang yang
terlibat di dalamnya. Unsur-unsur komunikasi ini umumnya dibedakan berdasarkan
kategori sifat, yakni dikelompokkan ke dalam dua kategori, yaitu komunikasi
verbal dan komunikasi non verbal.
a.
Komunikasi Verbal
Komunikasi
verbal merupakan bentuk komunikasi yang menggunakan simbol-simbol verbal.
Simbol-simbol verbal ini dapat diwujudkan ke dalam bentuk lisan maupun tulisan.
Unsur-unsur komunikasi secara lisan dapat dilakukan oleh dua orang atau lebih
melalui hubungan tatap muka secara langsung tanpa ada jarak maupun peralatan
yang menjadi medianya. Unsur-unsur komunikasi lisan dapat terlihat pada
kegiatan “ngobrol” yang dilakukan oleh orang-orang ketika berada di kantor,
sekolah, kampus, ataupun tempat-tempat lainnya.
Selain
secara lisan, unsur-unsur komunikasi verbal juga dapat dilakukan melalui
tulisan. Unsur-unsur komunikasi ini dapat berupa surat-menyurat konvensional,
surat elektronik (email), chatting, dan lain sebagainya.
b.
Komunikasi Non Verbal
Komunikasi
non verbal merupakan unsur-unsur komunikasi dalam bentuk komunikasi yang
dilakukan tanpa menggunakan kata-kata, melainkan melalui simbol-simbol lainnya.
Komunikasi non verbal dapat ditunjukkan oleh tubuh manusia secara alami melalui
gerak isyarat, bahasa tubuh, ekspresi wajah, dan kontak mata. Sementara itu,
komunikasi non verbal dapat pula ditunjukkan dari hal-hal lain seperti gaya
berpakaian, potongan rambut, intonasi suara, hingga gaya berjalan.
Efek
merupakan unsur-unsur komunikasi yang memiliki definisi hasil akhir dari suatu
komunikasi. Efek komunikasi dapat beraneka macam dan dapat dilihat dalam tiga
kategori:
- Personal
opinion
Personal
opinion adalah sikap dan pendapat seseorang pada suatu masalah tertentu
- Publik
opinion
Public
opinion merupakan penilaian sosial mengenai suatu hal berdasarkan proses
pertukaran pikiran.
- Majority
opinion
Majority
opinion dapat dipahami sebagai pendapat yang disetujui oleh sebagian besar
publik atau masyarakat.
Unsur-unsur Komunikasi Menurut William J. Seller
Jika sebelumnya kita telah membahas unsur-unsur komunikasi secara umum, maka William J Seller ternyata memiliki pendapat tersendiri mengenai unsur-unsur komunikasi. Menurutnya, unsur-unsur komunikasi dapat dipecah ke dalam unsur-unsur komunikasi yang lebih luas. William J. Seller membagi unsur-unsur komunikasi menjadi delapan, yakni:
1.
Lingkungan komunikasi
Lingkungan sebagai unsur-unsur komunikasi memiliki
tiga komponen penting, yaitu: Fisik; merupakan tempat dimana komunikai
berlangsung. Sosial-psikologis; meliputi peran yang dijalankan oleh orang-orang
yang terlibat dalam komunikasi. Budaya dan lingkungan sosial juga berpengaruh
dalam unsur-unsur komunikasi ini. Temporal (waktu); Mencangkup waktu dalam hitungan
jam, hari, atau sejarah dimana komunikasi berlangsung.
2.
Enkoding-Dekoding
Dalam ilmu komunikasi, tindakan menghasilkan pesan
disebut dengan encoding.
Sementara tindakan menerima pesan disebut dengan decoding. Oleh karena itu,
seorang komunikator seringkali disebut sebagai encoder dan seorang komunikan disebut sebagai decoder.
Sama seperti sumber-penerima, dalam proses komunikasi, kita juga melakukan
proses encoding-decoding sebagai satu kesatuan yang tidak
terpisahkan. Proses ini terjadi secara simultan dan timbal balik.
3.
Sumber Penerima
Unsur-unsur komunikasi selanjutnya adalah sumber
penerima. Sumber penerima merupakan satu kesatuan yang tak terpisahkan untuk
menegaskan bahwa setiap otang yang terlibat dalam komunikasi adalah sumber
(komunikator) sekaligus penerima (komunikan).
4.
Kompetensi Komunikasi
Kompetensi komunikasi sebagai unsur-unsur komunikasi
mengacu pada kemampuan seseorang untuk berkomunikasi secara efektif. Kompetensi
dalam unsur-unsur komunikasi ini mencangkup hal-hal seperti pengetahuan tentang
peran lingkungan (konteks) dalam memengaruhi kandungan (content) dan bentuk
pesan.
5.
Feed Back
Feed back atau umpan balik dalam unsur-unsur
komunikasi adalah informasi yang dikirimkan balik ke sumbernya.
6.
Gangguan
Gangguan dalam unsur-unsur komunikasi adalah
gangguan yang mendistorsi pesan. Gangguan menghalangi penerima dalam menerima
pesan dan sumber dalam mengirimkan pesan. Gangguan dalam unsur-unsur komunikasi
dapat membuat pesan yang disampaikan oleh komunikator berbeda dengan pesan yang
diterima oleh komunikan.
7.
Saluran
Saluran komunikasi merupakan unsur-unsur komunikasi
berupa media yang dilalui oleh pesan. Komunikasi seringkali berlangsung melalui
lebih dari satu saluran, namun menggunakan dua, tiga, atau lebih saluran yang
terjadi secara tumbang tindih.
8.
Pesan
Pesan sebagai unsur-unsur komunikasi memiliki banyak
bentuk. Manusia mengirim dan menerima pesan melalui salah satu atau kombinasi
dari panca indera. Sama seperti unsur-unsur komunikasi yang telah dibahas
sebelumnya, pesan dalam unsur-unsur komunikasi menurut William J. Seller juga
terbagi dalam berbagai kategori.
Lima Kunci Komunikasi
Efektif
Tersenyum salah satu cara untuk menjalin komunikasi yang baik adalah secepat
mungkin menjalin hubungan baik. Tersenyumlah dan gunakan kontak mata ketika
akan memulai percakapan. Pastikan bahwa anda sangat senang bisa berbicara
dengannya. Sangat penting untuk mengetahui topik terhangat saat berdiskusi
untuk itu lakukan update informasi terbaru.
Berbicaralah Dengan Jelas ketika Anda berkomunikasi dengan orang lain untuk menghindari
kebiasaan berbicara dengan suara terlalu kecil atau parau sehingga orang lain
sulit menangkap maksud Anda. Cara terbaik untuk melatihnya adalah dengan
merekam suara Anda saat berbicara. Lalu dengarkan kembali hasil rekaman itu dan
putuskan apa yang seharusnya Anda ubah dari cara Anda bicara.
Santai Anda dapat menjadi komunikator yang baik jika Anda dapat berbicara
dengan santai (rileks). Jika Anda gugup, Anda akan berbicara cepat sehingga
sulit dipahami. Anda juga dapat membuat orang lain merasa tidak nyaman karena
kegugupan Anda.
Jangan Monoton Anda tentu tidak ingin orang lain menajdi bosan saat berbicara
dengan Anda. Anda dapat membuat mereka tertarik denagn menghindari berbicara
dengan suara monoton. Anda dapat melakukan sedikit variasi dan mengubah volume
saat Anda berkomunikasi.
Dengar dan Pahami Ingatlah, komunikasi adalah proses dua arah. Anda perlu mendengar
dan memahami apa yang dikatakan orang lain jika Anda ingin berkomuniaksi secara
efektif dengan mereka. Orang lain juga akan kehilangan minat berbicara dengan
Anda, jika Anda terus-menerus bicara dan tidak pernah mendengarkan mereka.
Lima Hukum Komunikasi
Efektif
Rumus lain yang ditawarkan para ahli adalah konsep REACH yang
disebut “The 5 Inevitable Laws of Effective Communication”, yakni Respect,
Empathy, Audible, Clear, dan Humble.
Respect. Menghargai komunikan atau menajga harga diri orang lain
Empathy. Kemampuan menempatkan diri kita pad asituasi atau kondisi yang
dihadapi orang lain. Ini diawali dengan kemampuan mendengarkan atau mengerti
terlebih dulu sebelum didengarkan atau dimengerti oleh orang lain. Empati bisa
juga berarti kemampuan untuk mendengar dan siap menerima masukan ataupun umpan
balik apapun dengan siakp yang positif.
Audible. Dapat didengarkan atau dimengerti dengan baik
Clarity. Pesan yang disampaikan jelas, tidak menimbulkan multiinterpretasi
atau berbagai penafsiran yang berlainan. Clarity dapat pula berarti keterbukaan
dan transparansi.
Humble. Rendah hati, tidak angkuh atau arogan, tidak merasa “lebih”dari
orang lain, termasuk di dalamnya memandang rendah orang lain, berani mengakui
kesalahan, rela memaafkan, dan lemah lembut.
BAB
III
KESIMPULAN
Komunikasi akan Efektif apabila terjadi pemahaman yang sama
dan merangsang pihak lain untuk berpikir atau melakukan sesuatu. Juga akan
membantu mengantisipasi masalah, membuat keputusan yang tepat, dapat
mengkoordinasikan aliran kerja, mengawasi orang lain, dan mengembangkan
berbagai hubungan. Dalam dunia bisnis, reputasi dan kredibilitas harus dibangun
agar kustomer merasa nyaman hingga memberikan kepercayaannya pada anda.
Terutama dalam hubungan bisnis jangka panjang dengan pekerja dan kustomer,
memiliki kepekaan profesionalisme akan menghadirkan banyak nilai positif.
Disinilah perlunya memainkan peran komunikasi bisnis. Komunikasi bisnis adalah
proses pertukaran pesan atau informasi untuk mencapai efektivitas dan efisiensi
produk kerja di dalam struktur dan sistem organisasi. Dalam kegiatan komunikasi
bisnis, pesan hendaknya tidak hanya sekedar informatif tetapi juga haruslah
Persuasif, agar pihak lain bersedia menerima suatu paham atau keyakinan atau
melakukan suatu perbuatan atau kegiatan. Komunikasi yang effektif dalam dunia bisnis
merupakan hal paling esensial guna bertahan dan mendapatkan kemajuan. Adalah
fakta bahwasannya komunikasi yang sukses adalah dasar dari sebuah hubungan yang
baik antara atasan dan bawahan, antara pekerja dan manajemen, dan antara
pelanggan dan penjual. Sistem komunikasi yang baik dan efisien akan membantu
koordinasi yang lebih baik serta kontrol yang efisien. Sistem komunikasi yang
baik menghasilkan pemahaman yang jelas, produksi yang baik, dan iklim yang
sehat dalam sebuah organisasi. Di era globalisasi ini, tantangan seorang
manajer di masa depan relatif akan semakin sulit, karena dunia bisnis
menghadapi lingkungan persaingan yang cenderung semakin turbulen. Para manajer
perlu membekali diri dengan keterampilan lintas budaya, berupa kemampuan
berinteraksi dengan berbagai ragam budaya, gaya manajemen / bisnis bangsa lain,
maupun kerjasama tim, baik intern maupun dalam suatu aliansi strategis dengan
mitra bisnis. Disini peran komunikasi bisnis menjadi semakin sangat penting, yaitu
kemampuan membaca, menafsirkan laporan dan informasi dari lingkungan. Disamping
menyampaikan gagasan, baik lisan maupun tertulis secara sistematik. Di era
e-bisnis, Komunikasi berkembang menjadi suatu bisnis tersendiri. Perkembangan
sistim informasi dan teknologi mempercepat proses Globalisasi dan memberikan
peluang bagi dunia usaha di Indonesia untuk mengembangkan usahanya, melalui
berbagai kesempatan menjalin relasi bisnis, pemasaran produk ataupun lainnya.
Melalui e-bisnis, transaksi bisnis telah dilakukan melintasi batas demi batas
dan zona waktu yang hampir pada saat yang bersamaan.
DAFTAR
PUSTAKA
Drs.
Jalaludin Rakhmat, M.Sc.2008. Psikologi Komunikasi. Bandung. PT.
RemajaRosdakarya
What
is Effective Communication?
livestrong.com
Seven
C’s of Effective Communication, managementstudyguide.com
Komunikasipraktis.com
Tidak ada komentar:
Posting Komentar